English Log på

Opgave- og ressourcestyring med time- og materialeregistrering samt fakturering og rapportering

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

​Styring af opgaver og ressourcer er af afgørende betydning for effektiv drift af enhver servicevirksomhed – hvad enten denne er offentlig, privat, intern eller ekstern.

ebs.dk a/s har derfor udviklet en portefølje af komponenter, der tilsammen udgør en stort set nøglefærdig men alligevel uhyre fleksibel løsning til styring af ​opgaver, ressourcer, time- og materialeforbrug, kørsel samt fakturering.

"Rekv" udgøres af en løst koblet (ServiceOrienteret Arkitektur) samling af services og formularer med udbredt anvendelse af Microsofts SharePoint Server, Workflow Manager og SQL Server database, der i denne sammenhæng skal betragtes som rammesystem og servicebus.

Anvendelse af kundens allerede foretagne infrastrukt​ur-investeringer som rammesystem samt servicebus muliggør en omkostningseffektiv og it-strategisk bæredygtig løsning på behovet fo​r styring af opgavebestilling og ressourceforbrug.

Tilsammen understøtter disse komponenter forretningsgangene ved opdraggivers indgivelse af opgavebestilling samt interne og eksterne leverandørers sagsbehandling – herunder opgavevisitering, registrering af ressource- og materialeforbrug, samt eventuel fakturering.

Komponenterne i Rekv kan overordnet grupper​es således:

  1. Sagsbehandling, (RekvSag) består af et antal SharePoint-løsninger og -funktioner, der installeres i relevante webprogram(mer) i en SharePoint farm og aktiveres i hvert enkelt Teams SharePoint-webstedsgruppe og Rekv-websted
  2. Administration, (RekvAdm) består af et antal SharePoint-løsninger og -funktioner, der installeres relevante webprogram(mer) i en SharePoint farm og aktiveres i SharePoint-webstedsgruppe forbeholdt systemets superbrugere og systemadministratorer. Modulet suppleres af PowerShell-scripts til automatiseret konfiguration m.v.
  3. Ekstern rettet funktionalitet, understøttes i alt væsentligt af HTML5-sider til App/Web-kommunikation med Opdragsgivere, Kontaktpersoner og Eksterne Leverandører angående opgaveløsning og -status
  4. Hjælpeservices, består af en lang række webservices, der – udover at understøtte opgavebehandlingens forretningsgange – tilsammen kan udgøre en væsentlig del af organisationens Enterprise Service Bus
  5. Fakturering, (RekvFakt) består af SharePoint-løsning med tilhørende webservices og websted, der håndterer opstilling af faktura samt kommunikation med opdragsgiver herom
  6. Rapportering, (RekvRap) består af SQL Server datavarehus med tilhørende rapporter udvisende ressourceanvendelse, opgavetilgang m.v.

1. ​​RekvSag - Sagsbehandling

RekvSag-modulet understøtter forretningsgangene i forbindelse med den daglige udførelse af og sagsbehandling på opgaverne. De vigtigste understøttede forretningsgange er bl.a.:

​​Opgave-oprettelse

  1. Opdragsgivers bestilling (“Rekvisition") af Ny Opgave
    1. Kvitteringsmail med QR-kode og link til Opgavestatus m.v. til Rekvirent og eventuelle Kontaktpersoner
  2. Ny Team-Sag – intern oprettelse af Ny Opgave/Sag
  3. Ny ekstern rekvisition
  1. Bestillingsmail med QR-kode og link til opgavestatus og -opdatering m.v. til Ekstern Leverandør.

Opg​​ave-behandling

  1. Overvågning af opgaveløsningen
    1. SharePoint Liste-visninger med mulighed for opsætning af adviseringer
  2. Dokumentation af status og fremdrift på opgaverne
  1. SharePoint Liste-visninger med mulighed for opsætning af adviseringer
  2. Mulighed for definition af rapporter
  1. Kommunikation med opdragsgiver og eventuelle kontaktpersoner
    1. Email til Opdragsgiver og eventuelle Kontaktpersoner ved indtrufne hændelser
    2. Opdragsgiver og eventuelle Kontaktpersoners adgang til oversigt over sagshændelser markeret som "VisForKunde"
  2. Kommunikation med eksterne leverandører
  1. Email til Ekstern Leverandør ved indtrufne hændelser
  2. Ekstern Leverandørs adgang til oversigt over sagshændelser markeret som "VisForEkstern"
  3. Ekstern Leverandørs adgang til kommunikation til Organisation oprettelse af hændelsen "Besked til Sag".

Opg​​​avefordeling

  1. Visitering af opgavebestillinger til Teams
  2. Visitering af Team-opgaver til UnderTeam
  3. Tildeling af Opgaveansvarlig i Team
    1. Adviseringsmail til ny Opgaveansvarlig's "Rekv-email"
  4. Visitering af opgaver til Eksterne Leverandører
  1. Bestillingsmail med QR-kode og link til sagstatus og -opdatering m.v. til Ekstern Håndværkers "Rekv-email"
  1. Visitering af under-opgaver mellem Teams
  2. Visitering af under-opgaver fra Team til Eksterne Leverandører
    1. Bestillingsmail med QR-kode og link til sagstatus og -opdatering m.v. til Ekstern Leverandørs "Rekv-email".

Opg​​avefordelt, prissat og periodiseret ressourceregistrering

  1. Medarbejderes og eksterne leverandørers registrering af forbrug af timer på opgaver og sager
  2. Medarbejderes og eksterne leverandørers registrering af kørsel på opgaver og sager
  3. Medarbejderes og eksterne leverandørers registrering af forbrug af materialer samt kørsel på opgaver og sager.

Menuer og ​​​navigation

RekvSag-Modulet består derudover af team-specifikke globale og aktuelle SharePoint-menuer.

2. Rekv​​​adm – Administration

Infrastrukturens RekvAdm-Modul tilsigter at understøtte Superbrugeres og Systemadministratorers:

  1. vedligeholdelse af fælles information (meta- og masterdata)
  2. vedligeholdelse af fælles anvendelses-konfigurationsobjekter ("Farm")
  3. vedligeholdelse af fælles serviceorienterede-konfigurationsobjekter ("System")
  4. overvågning af fælles Arbejdsprocesser.

2.1    ​​Fælles Information

2.1.1   ​​   Ekstern Rekvisitus

Vedligeholdelse af fortegnelse over Eksterne Leverandører: Oprette og redigere kontaktoplysninger mv. vha. SharePoint-listen EksternRekvisitus med tilhørende redigerings-formular.

​​​2.2    Fælles konfigurationsobjekter ("Farm")

Vedligeholdelse af fælles konfigurationsobjekter, såsom:

  1. MasterData vedr. Teams: TeamID, Team-WebstedsGruppe
  2. Placering af centralt fakturabibliotek
  3. Indhold i fælles epost-meddelelser, såsom
    1. Kvitterings-email til rekvirent
    2. Orienterings-email til Ny Opgaveansvarlig på Opgave
    3. Opgavebestillings-email til Ekstern Leverandør
    4. MeddelelseTilRekvirent-email
  4. Placering af Team-specifikke konfigurationer

sker vha. SharePoint-listen RekvFarmConfig.

2.3   ​​ Fælles konfigurationsobjekter ("System")

​2.3.1      Dataforbindelser

Vedligeholdelse af systemets dataforbindelser (.udcx mv.) sker vha. SharePoint-listen RekvAdmDataConnectionLibrary.

​​2.4    Fælles Arbejdsprocesser

​​2.4.1      Websteds-Arbejdsprocesser

Planlægning og overvågning af websteds-arbejdsprocesser: oprette og vedligeholde oplysninger om hvor og hvornår websteds-arbejdsprocesser skal afvikles.

​​2.4.2      ScheduleTriggerTimerJob

SharePoint TimerJob, der især varetager oprydning og frigivelse af ressourcer, der ikke længere anvendes af systemet.

​​2.4.3      Liste-Arbejdsprocesser

3 SharePoint-lister styrer Rekv's hændelse-udløste arbejdsprocesser:

  1. WFRekvSagHaendelse
  2. WFTeamSagHaendelse
  3. ​WFFakturaHaendelse

​​​​med tilhørende historiklister.

​Disse arbejdsprocesser kan alle overvåges fra RekvAdm-Modulet.

​​​2.5    Desuden

RekvAdm-Modulet består derudover af et antal konfigurerbare globale og aktuelle menuer med tilhørende Formularer, Liste-Visninger og ListeElement-Handlinger.

​​3      Ekstern rettet funktionalitet

Udover at understøtte organisationens interne arbejdsgange understøtter den leverede infrastruktur bl.a. følgende eksterne forretningsprocesser:

  1. Oprettelse af rekvisition ("Bestilling af Ekstern Leverance")
  2. Kommunikation til og fra Opdragsgiver og eventuelle Kontaktpersoner om opgave
  3. Oprettelse af Ekstern Leverandør-bestilling
  4. Kommunikation med Ekstern Leverandør om bestillingen
  5. Kommunikation til opdragsgivers regnskabsansvarlige vedr. fakturering af leverance
    1. Mail med (link til) proforma-faktura.
  6. Kommunikation fra Opdragsgivers regnskabsansvarlige vedr. fakturering af leverance
  1. Opdraggivers regnskabsansvarlige kan vælge Acceptér/Afvis samt indtaste evt. bemærkninger.

Med enkelte undtagelser understøttes Ekstern rettet funktionalitet af HTML5-App/websider.

4        Hjælpe​services

Den samlede løsning indeholder en række services, der alle er

  1. baseret på offentlige og fælles standarder og
  2. er gjort generelt tilgængelige for enhver App/System i Organisationen – eller eksternt i det omfang, sikkerhedskravene tillader dette
og som derfor kan indgå som værdifuld tilføjelse til Organisationens ServiceOrienterede Arkitektur og Enterprise Service Bus.
Opgaver, der skal køres med bestemte intervaller, kan scheduleres.
Som eksempler på hjælpeservices kan anføres:
  1. SendMail - sender mails med formateret og hændelsesspecifikt indhold til interne såvel som eksterne modtagere
  2. WorkflowTrigger – SharePoint TimerJob, der for hver gruppe af websteder, hvor funktionen er aktiveret, udløser WFSchedule Liste-Arbejdsprocessen med det i TimerJobbet angivne interval.
  3. WFSchedule – SharePoint ListeArbejdsproces, der afvikler SharePoint Websteds-Arbejdsprocesser med det i listen angivne interval.
  4. StartSiteWorkFlow - der – f.eks. initieret fra "Scheduler" – starter den i kaldet specificerede Websteds-Arbejdsproces med de angivne parametre, f.eks.:
    1. WFCleanUpLists, der rydder op i systemets lister, således, at de ListeElementer, der er ældre end den i listens PropertyBag konfigurerede RetentionPeriodInDecimalDays, slettes. Herved undgås, at systemet sander til.
  5. QRService – returnerer QR-kode iht. kaldets specifikation
  6. AsmxService – SOAP-services til oprettelse og opdatering (se evt. service-liste nedenfor)
  7. ApiService – REST-services til forespørgsler (se evt. service-liste nedenfor)
  8. ASMX Wrapper-service – der indpakker eksterne kald til AsmxService m.fl.
  9. REST Wrapper-service – der indpakker eksterne kald til ApiService m.fl.

​​​5      RekvFakt – Fakturering

​5.1    Fakturering

  1. Oprettelse og afsendelse af proforma-faktura på opgaver
    1. Ved oprettelse af proforma-faktura fremsendes email til kundens regnskabsansvarlige med kopi til Organisationens FakturaAnsvarlige - med Team-specifikt indhold iht. teamets specifikationer i webstedsgruppens konfigurationsliste (RekvWebConfig)
    2. Kundens Accept/Afvisning af proforma-faktura
  2. Oprettelse og afsendelse af samlet proforma-faktura på sager vedrørende samme Opgave
    1. Ved oprettelse af proforma-faktura fremsendes email til Opdraggivers regnskabsansvarlige med kopi til Organisationens FakturaAnsvarlige - med Team-specifikt indhold iht. Teamets specifikationer i webstedsgruppens konfigurationsliste (RekvWebConfig)
    2. Opdragsgivers Accept/Afvisning af proforma-faktura
  3. Organisationens kontering- og fakturaopfølgning.

​6      RekvRap – Rapportering

Fra RekvRap-modulets datavarehus (SQL Server Integration Services og Analysis Services) kan der med organisationens foretrukne værktøjer – naturligvis afhængig af organisationens anvendelse af systemkomplekset – genereres detaljerede rapporter og analyser vedr. opgavetilgang, produktion, fakturering, ressourceforbrug …​

 RekvSag Sagsbehandlingskomponenter

RekvSag Sagsbehandlingskomponenter

© Copyright 2018 ebs.dk a/s

Gengivelse tilladt med tydelig kildehenvisning og forbehold for trediemands rettigheder.

Netforvalter

Skriv gerne til vores netforvalter, hvis du har forslag til eller oplever fejl og uhensigtsmæssigheder på dette netsted.

Netforvalter